Ehdotusten käsittely

Ehdotusten arviointi- ja käsittelyprosessi on tärkeä osa innovaatioimintaa, koska parhaat ehdotukset on tärkeä löytää ja saada toteutettua.

Ehdotusten käsittelyprosessin voi itse määritellä työnkulussa. Voit lisätä prosessiin eri vaiheita niin paljon kuin on tarpeellista.

Voit luoda arviointi- ja käsittelyprosessiin sellaiset käsittelylomakkeet, jotka auttavat sinua arviomaan ehdotusten hyödyllisyyttä ja tekemään päätöksiä niistä. Prosessin noudattamista voi helpottaa ja tehostaa lisäämällä lomakkeisiin automaattisointia. 

Lomakkeiden avulla voit pyytää arviointia, ja määritellä ehdotuksen siirtymään prosessissa tiettyyn vaiheeseen, kun lomake on täytetty. Voidaan myös määritellä, että lomakkeen täyttäminen on pakollinen osa käsittelyprosessia, jolloin toiminto on suoritettava, ennen kuin ehdotus voidaan siirtyä tiettyyn vaiheeseen työnkulun prosessissa.

 

Näin määrittelet päätöksentekoprosessin lomakkeiden avulla

  1. Klikkaa kanavalle kirjatun ehdotuksen nimeä.
  2. Klikkaa oikealla olevan Hallitse -paneelin pohjalla olevaa + Lisää lomake -nappulaa. 
  3. Kirjoita lomakkeelle nimi ja vedä haluamasi kentät lomakkeelle.
    lomakkeenluominen
  4. Muokkaa seuravaksi lomakeasetuksia. Ne löytyvät lomakkeena alaosasta.

    lomakeasetukset
  5. Lomakkeen lähetystoiminto: Valitse haluatko että käsittelyn status muuttuu automaattisesti lomakkeen täytön jälkeen, ja mikä on statuksen tila täytön jälkeen. Esimerkiksi kesken-statuksella oleva ehdotus voidaan muuttaa automaattisesti käsitellyksi, mikäli halutaan valitaan niin.
  6. Lomake voidaan asettaa myös vaatimukseksi siirtyä prosessissa eteenpäin. Valitse tällöin Vaaditaan statuksille-kohdasta ne statukset mihin siirtymiselle haluat edellyttää kyseisen lomakkeen täytön.

💡Lue täältä lisää lomakeasetuksista: Lomakeasetukset

Päätöslomakkeen tekeminen lomakeryhmän avulla

 

Voit yhdistää lomakkeita lomakeryhmiksi. Voit tehdä päätöksenteolle oman lomakeryhmän, joka sisältää esimerkiksi lomakkeen hyväksynnälle sekä lomakkeen arkistoinnille. Käyttäjä voi siis päättää kumman lomakkeen ryhmästä täyttää, ja päättää siten mihin statukseen ehdotus siirtyy prosessissa.

Esimerkiksi:

Voit tehdä oman lomakkeen ehdotuksen arkistoinnille ja toisen lomakkeen ehdotuksen hyväksynnälle. Jotta voidaan siirtyä prosessissa käsitellyksi, täytyy täyttää jomman kumman lomakkeen tiedot, jolloin ehdotus siirtyy käsitellyksi tai arkistoiduksi.

Voit määritellä lomakeryhmän avulla päätöksentekoprosessin seuraavalla tavalla:

  1. Klikkaa kanavalla ehdotuksen otsikkoa.
  2. Klikkaa Hallitse-valikosta + Lisää lomakeryhmä.
  3. Mikäli olet jo tehnyt lomakkeet päätöksentekoa varten, vedä ne lomakeryhmään.
  4. Jos et ole tehnyt vielä lomakkeita, klikkaa + Lisää uusi lomake.
  5. Lisää lomakkeeseen tarvittavat kentät ja paina lopuksi Tallenna.
  6. Mikäli haluat automatiikkaa prosessiin, määrittele Lomakkeen lähetystoiminto -kohdasta satus muuttumaan haluamaksesi. Aseta myös halutessasi vaatimukseksi täyttää lomake tiettyyn statukseen siirtymiseen.
  7. Vedä luomasi lomakkeet lomakeryhmään ja aseta lomakeryhmällesi nimi.
  8. Klikkaa lopuksi Tallenna.

Voit lähettää tehtävän suorittaa lomakeryhmä, tai sitten lomakkeen voi täyttää klikkaamalla ehdotusta ja täyttämällä sitten Hallitse-valikosta lomakeryhmästä haluamasi lomakkeen.