Tervetuloa käyttämään Orchideaa! Täältä pääset alkuun käytössä.
Tässä pikaoppaassa käymme läpi Orchidean käytön perusteet ja yleiset toiminnot. Kerromme yleisesti eri ominaisuuksista, joista löydät tarkemmat ohjeet vielä erikseen.
Orchidea on ohjelmistopalvelu ehdotusten, ideoiden ja innovaatioiden yhteiskehittämiseen, priorisointiin ja päätöksentekoon. Tavoitteenamme on tehdä yhteistyö ja -kehittäminen kollegoiden, kumppanien, asiakkaiden ja muiden sidosryhmien kanssa helpoksi ja tehokkaaksi.
Tässä pikaoppaassa kerromme seuraavista aiheista:
- Kotisivu
- Kanavat
- Ideoiden kirjaaminen
- Ideoiden kommentointi ja reagointi
- Käsittelyn seuraaminen
- Ideoiden arviointi ja käsittely
Kotisivu
Orchidean kotisivu vetää yhteen julkisten kanavien ja haasteiden viimeaikaisen toiminnan. Voit tutustua nopeasti uusimpiin päivityksiin ja kehittää ehdotuksia kommenttiesi avulla. Voit halutessasi myös "peukuttaa" ehdotusta, joka on mielestäsi hyvä ja kannatettava.
Yksityisten kanavien sisällöt eivät tule etusivun syötteeseen.
Kanavat
Kanavat keskittyvät ehdotusten keräämiseen ja käsittelyyn jonkin jonkin valitun aiheen tai toiminnon tiimoilta. Eri tarkoituksille, aihepiireille ja organisaation osastoille voit luoda omat kanavansa, joista ehdotukset ovat helposti hahmotettavissa ja löydettävissä.
Kanavat voivat olla julkisia, jolloin kuka tahansa pääsee lisäämään omia ehdotuksia sekä lukemaan ja kehittämään muiden aloitteita. Kanava voi olla myös yksityinen, jolloin vain kanavalle erikseen lisätyt henkilöt pääsevät mukaan toimintaan.
Voit luoda jokaiselle kanavalle oman lomakkeen ehdotusten kirjaamista varten, jotta lomake voidaan räätälöidä sopimaan juuri kyseisen kanavan tarpeisiin. Voit myös määritellä jokaiselle kanavalle omanlaisen ideoiden käsittelyprosessin.
- Kanavat löytyvät vasemmalta valikosta, ja voit luoda uuden kanavan klikkaamalla + Uusi kanava.
⚠️ Oletusarvoisesti kaikki voivat luoda kanavia. Pääkäyttäjät voivat kuitenkin halutessaan rajoittaa ominaisuuden vain itselleen. Tällöin peruskäyttäjä ei näe Uusi kanava- painiketta.
💡 Tee jokaisesta kanavasta omannäköisensä ja lisää niihin taustakuvat ja kuvaukset.
Lue myös: Uuden kanavan luominen
Ehdotusten kirjaaminen
Voit kirjata ehdotuksia kanavoille, jotka ovat sinulle näkyvillä. Pyri ideoita kirjatessa kertomaan ehdotuksestasi mahdollisimman tarkasti ja kattavasti, jotta se on helposti lukijan ymmärrettävissä ja jotta sen tarkoitus tulee selkeästi esille. Tämä auttaa myös ehdotuksen jatkojalostusta sekä ehdotuksen etenemistä kohti toteutusta. Kirjataksesi ehdotuksen:
- Klikkaa kanavalla Luo uusi ehdotus.
- Täytä lomakkeen tiedot.
- Huomioi, että olet täyttänyt lomakkeelta vähintään kaikki pakolliset kentät. Suosittelemme kuitenkin kertomaan ideasta mahdollisimman tarkasti.
- Klikkaa lopuksi Julkaise.
Lue myös: Lomakkeen luominen ja muokkaaminen
Ehdotusten kommentointi ja reagointi
Suosittelemme olemaan aktiivinen ehdotuste kommentoinnissa ja reagoinnissa. Ehdotuksia kommentoimalla niitä voidaan jatkojalostaa ja kehittää paremmiksi. Näin toimimalla ehdotuksista saadaan kehitetty mahdollisimman hyviä ja toteutettavia innovaatioita.
Pyri kommentoimalla tuomaan ehdotukselle lisäarvoa ja kerro näkemyksesi mahdollisimman selkeästi, jotta muut pystyvät taas jatkokehittämään ehdotusta kommenttisi perusteella.
- Klikkaa ehdotuksen alapuolella kommenttikenttää.
- Kirjoita kommenttisi.
- Lisää halutessasi vielä liitteitä havainnollistamaan.
- Klikkaa Lähetä.
Reagointiominaisuudet löytyvät idean oikalta puolelta siirtämällä hiiren 
-kuvakkeen kohdalle. Kun kuvakkeet ilmestyvät, voit klikkaamalla niitä reagoida ideaan.
- Kuvakkeesta voit tykätä ideasta.
- Kuvakkeesta voit kannattaa erityisen hyviä ideoita.
- Kuvakkeesta voit ilmaista, että ehdotus kannattaisi ottaa mahdollisimman pian.
💡 Voit tarkastella, mitkä ehdotukset ovat saaneet paljon suosiota ja hyödyntää sitä tietoa arvioinnissa ja päätöksenteossa.
Käsittelyn seuraaminen
Ehdotusten tilaa voi seurata siirtymällä kanavassa Työnkulku -välilehdelle.
Kanavan perustaja voi muodostaa työnkulun käsittelyn statukset itse toimintaan sopiviksi tai luoda työnkulun parissa sekunnissa käyttämällä jompaa kumpaa Orchidean kahdesta valmispohjasta.
Kun kanavalle on luotu prosessi, voit seurata työnkulussa, missä vaiheessa ehdotuksessa ovat prosessissa. Työnkulku auttaa havainnollistamaan ideoiden etenemistä ja käsittelyä, mikä edistää ehdotusten siirtymistä käytäntöön.
Vain kanavaa hallinnoivat työtilapäälliköt sekä kanavan omistajat voivat siirtää ehdotuksia statuksesta toiseen.
Lue myös: Työnkulun luominen
Ehdotusten arviointi ja käsittely
Kanavan perustajat voivat luoda käsittelyn tueksi käsitelylomakkeita, joilla ehdotuksia voidaan arvioida ja jatkokehittää. Käsittelylomakkeen täyttämisestä voi myös lähettää tehtävän toiselle käyttäjälle. Koska ehdotuksen käsittely tähtää lopulta päätöksentekoon ehdotuksen toteutuksesta, luodaan kanavaan yleensä myös lomakkeet arkistoinnille ja hyväksymiselle.
Lue myös: Päätöksentekoprosessi